Cara Menyumbangkan Barang ke Wisconsin Historical Society

Cara Menyumbangkan Barang ke Wisconsin Historical Society, Society memelihara salah satu koleksi catatan terbaik di Amerika Serikat yang mendokumentasikan tidak hanya sejarah Wisconsin, yang merupakan misi utama kami, tetapi juga peristiwa dan gerakan nasional utama yang telah membentuk abad kedua puluh.

Arsip Masyarakat bertanggung jawab untuk melestarikan surat, buku harian, foto, dan catatan lain yang mencerminkan warisan kita dalam segala ragamnya. Koleksi kami mendokumentasikan semua aspek masa lalu Wisconsin. Kami mengumpulkan catatan sejarah keluarga biasa dan orang terkenal, organisasi sosial kecil dan partai politik, serikat pekerja dan bisnis. Di tingkat nasional, Wisconsin Historical Society mengumpulkan catatan sejarah yang mendokumentasikan organisasi buruh , komunikasi massa , dan aksi sosial .

Jika Anda merasa bahwa Anda memiliki catatan asli yang termasuk dalam kategori ini, Anda mungkin ingin menghubungi Arsip tentang memberikan sumbangan. Untuk mempelajari lebih lanjut, silakan pilih dari daftar di bawah ini.

• Mengakses Koleksi Donasi
• Hak Cipta
• Menyumbang Koleksi
• Mengemas
• Pengiriman
• Berbicara dengan Pengarsip — Apa yang Diharapkan
• Informasi Pajak
• Apa yang Terjadi pada Koleksi Setelah Mereka Tiba di Lembaga?

Mengakses Koleksi Donasi

Peneliti dapat menggunakan koleksi di Ruang Penelitian Arsip kami, yang buka dari Senin sampai Jumat, jam 8 pagi – 5 sore dan Sabtu, jam 9 pagi – 4 sore. Telepon, surat, atau pertanyaan email juga diterima.

Baca Juga : Wisconsin-Nicaragua SPP Membantu Warga Nikaragua Meskipun Ada Ketegangan

Semua koleksi disimpan dalam tumpukan tertutup, yang hanya dapat diakses oleh staf. Materi yang dibatasi diberi label dengan baik dan hanya tersedia bagi mereka yang memiliki izin yang tepat. Arsiparis selalu tersedia untuk membantu peneliti. Sistem ini memungkinkan kami untuk memastikan keamanan koleksi dan tetap mempertahankan reputasi kami sebagai salah satu arsip paling ramah di negara ini.

Hak Cipta

Ketika seseorang menulis surat atau buku harian, dia memiliki hak atas kata-kata itu dan ide-ide yang dicerminkannya sebanding dengan hak seorang penulis yang baru saja menulis sebuah buku. Sebuah organisasi mungkin memiliki hak yang sama. Hak-hak itu hanya mencakup materi yang benar-benar dibuat oleh donor. Misalnya, jika Anda mempertimbangkan untuk menyumbangkan koleksi yang terdiri dari salinan karbon surat-surat yang Anda tulis kepada seorang teman dan surat-surat yang ditulis teman itu kepada Anda, Anda memiliki kepentingan hak cipta atas surat-surat Anda tetapi bukan milik teman Anda. Anda dapat menyumbangkan properti fisik yang diwakili oleh kedua set huruf karena mereka adalah milik Anda. Anda juga dapat menyumbangkan atau menahan kepentingan hak cipta yang Anda miliki dalam surat Anda sendiri.

Dalam kebanyakan kasus, pengguna surat Anda akan menjadi sarjana, dan akan ada sedikit manfaat ekonomi untuk mempertahankan hak cipta koleksi. Umumnya, Wisconsin Historical Society meminta donor untuk menyumbangkan baik properti fisik maupun kepentingan hak cipta apa pun yang mungkin dimiliki donor untuk koleksi tersebut. Memiliki judul yang jelas memudahkan staf Perhimpunan untuk memberikan akses dan bagi para sarjana untuk menggunakan koleksi. Meskipun demikian, jika Anda memilih untuk mempertahankan kepentingan hak cipta, Anda dapat melakukannya dengan menggunakan paragraf standar yang ditulis untuk tujuan itu. Paragraf itu berbunyi:

Menurut yesiwillwisconsin.com Donor memiliki hak cipta sampai, pada saat itu hak cipta dan hak pembaruan atas materi yang disumbangkan diberikan kepada Lembaga. Society berhak setiap saat untuk membuat mikrofilm atau menggandakan materi-materi ini sebagaimana diperlukan untuk pelestarian atau pameran.

Informasi di atas tidak diberikan sebagai nasihat hukum. Jika Anda khawatir tentang hak hukum Anda sebelum menyumbangkan koleksi, silakan hubungi pengacara Anda.

Menyumbangkan Koleksi

Semua donatur diminta untuk menandatangani akta pemberian. Dalam kebanyakan kasus, akta tersebut mentransfer ke Wisconsin Historical Society semua hak yang mungkin dimiliki oleh donor atas koleksi tersebut. Akta tersebut memberikan ruang untuk deskripsi materi yang disumbangkan dan ruang untuk pernyataan pembatasan koleksi.

Donor dapat membatasi koleksi. Dalam beberapa kasus, koleksi mungkin berisi materi sejarah penting yang juga sensitif. Meskipun situasi seperti itu jarang terjadi, donor mungkin ingin mempertimbangkan pembatasan yang sementara membatasi akses atau menutup koleksi. Karena tujuan utama kami adalah membuat informasi tersedia untuk penggunaan penelitian, pembatasan memerlukan tanggal tertentu saat pembatasan tersebut akan berakhir.

Donor dapat mempertahankan hak cipta. Pada kesempatan langka donor mungkin memiliki kepentingan hak cipta dalam koleksi. Ini paling baik ditentukan dengan berkonsultasi dengan seorang pengacara. Jika Anda memiliki kepentingan hak cipta, Anda mungkin ingin mempertahankan kepentingan tersebut ketika Anda menandatangani akta pemberian. Retensi hak cipta memerlukan tanggal tertentu ketika semua hak yang dipertahankan akan dialihkan ke Lembaga.

Ketika Anda mendonasikan suatu koleksi, seorang arsiparis akan mendiskusikan metode yang paling tepat untuk mengirimkan koleksi tersebut ke Lembaga. Dalam banyak kasus, arsiparis akan mengemas dan mengangkut koleksi tersebut. Jika hal ini tidak memungkinkan, khususnya untuk koleksi yang disumbangkan dari luar Wisconsin, arsiparis mungkin ingin membuat pengaturan untuk menggunakan UPS atau pengirim komersial untuk mengangkut koleksi tersebut.

Pengepakan

Banyak organisasi dan donor pribadi mengemas dan menyiapkan catatan untuk pengiriman. Ketika sebuah organisasi menyiapkan inventaris tingkat kotak, sering kali ia menyiangi catatan keuangan lain-lain dan rutin serta file kliping sebelum pengiriman. Hal ini memungkinkan organisasi untuk melakukan pekerjaan ini sesuai dengan jadwal dan kebutuhan penyimpanan mereka sendiri, daripada dibatasi oleh jadwal Divisi Arsip. Jika Anda memiliki pertanyaan tentang persiapan arsip untuk pengiriman, silakan hubungi arsiparis yang bekerja sama dengan Anda.

Penyiangan: Hapus kliping koran, artikel majalah, dan catatan keuangan lainnya. (Anda tidak perlu mencari setiap kliping. Jangan mengirim file atau kotak apa pun yang seluruhnya terdiri dari kliping dan artikel). Ini cukup mudah dilakukan dengan melihat bagian atas file.
Urutan pengepakan: Bahan dalam kotak harus berurutan. Misalnya, jika Anda memiliki enam lemari arsip bahan: Kotak 1 harus berisi catatan dari Kabinet 1, laci 1; Kotak 2 harus berisi sisa laci 1 dan awal laci 2, dan seterusnya. Laci terakhir Kabinet 6 harus berada di kotak terakhir dalam urutan numerik.

Inventaris: Kami akan sangat menghargai inventaris sederhana. Tanpa inventaris ini kami (dan peneliti) tidak akan tahu bagaimana file Anda diatur dan termasuk dalam seri file atau kumpulan dokumen apa. Inventaris dapat sesederhana:

Kotak 1: Berkas direktur, 1982-92
Kotak 2: Berkas direktur, 1982-92 (lanjutan)
Kotak 3: Berkas direksi, risalah dan agenda rapat, 1972-86
Kotak 4: Berkas kampanye direktur pengembangan, 1975-85

Pengiriman

• Perusahaan: Apa pun yang lebih besar dari kotak kecil harus dikirim melalui UPS dan UPS saja.
• Pemberitahuan: Jangan mengirim sesuatu yang lebih besar dari kotak kecil tanpa menghubungi kami terlebih dahulu. Ini akan memastikan bahwa kita siap untuk kedatangannya. Harap beri tahu kami saat ini isi umum kiriman.
• Penggantian: Kami biasanya meminta donor untuk membayar pengiriman, yang mungkin dapat dikurangkan dari pajak. Kami akan meninjau semua permintaan penggantian biaya pengiriman berdasarkan kasus per kasus. Penggantian biaya mengharuskan donor untuk menandatangani akta dan segera memberikan kami kuitansi pengiriman asli. Pembayaran biasanya terjadi dalam waktu 8 minggu setelah penyerahan tanda terima. (Sayangnya kami tidak dapat membayar pengiriman melalui UPS sebelum terjadi, kami juga tidak dapat menerima pengiriman COD).

Berbicara dengan Pengarsip — Apa yang Diharapkan

Kontak pertama Anda dengan seorang arsiparis mungkin merupakan hasil dari keinginan Anda untuk menyumbangkan materi, atau karena arsiparis telah mengidentifikasi Anda, keluarga Anda, atau organisasi Anda memiliki materi yang berpotensi memiliki nilai sejarah. Dalam kedua kasus tersebut, arsiparis akan mulai dengan mengajukan pertanyaan yang dirancang untuk mengumpulkan informasi tentang Anda, keluarga Anda, organisasi Anda atau bisnis Anda dan tentang catatan yang mungkin Anda miliki. Semua informasi ini akan membantu pengarsip menentukan apakah koleksi tersebut sesuai untuk Wisconsin Historical Society. Jika Anda memutuskan untuk menyumbangkan koleksi, informasi tersebut juga akan membantu dalam mengatur dan membuat katalog materi.

Ketika arsiparis berkunjung, ia akan terus mengumpulkan informasi tentang bahan-bahan yang sedang dipertimbangkan untuk disumbangkan. Kami mencoba melakukan kunjungan ke lokasi bila memungkinkan sehingga arsiparis dapat memeriksa koleksi. Persiapan apa pun yang dapat Anda lakukan untuk kunjungan tersebut, seperti menyiapkan inventaris, akan memberikan bantuan yang berharga kepada arsiparis. Jika arsip adalah milik organisasi, panduan inventaris atau pengarsipan sangat berguna bagi kami.

Baca Juga : Departemen Pengembangan Tenaga Kerja Yang Ada DiWisconsin

Lembaga menerima sumbangan sekecil satu barang dan sebanyak lusinan kotak. Materi tidak perlu diatur, tua, atau terkait dengan orang atau acara terkenal. Umumnya, kami tertarik pada kumpulan materi yang koheren daripada item individual. Meskipun Society mungkin tidak menerima semua yang Anda tawarkan, kami menyambut baik kesempatan untuk meninjau materi yang relevan.

Informasi pajak

Kami adalah organisasi nirlaba 501(c)3. Jika Anda ingin mengambil pengurangan pajak untuk nilai sumbangan dan/atau untuk membayar pengiriman ke Lembaga, konsultasikan dengan akuntan dan/atau pengacara pajak Anda sesegera mungkin.

Menurut undang-undang federal, Perhimpunan (seperti arsip lainnya) tidak dapat memberikan nasihat tentang masalah ini dan tidak dapat membuat penilaian. Penilai arsip tersedia di banyak wilayah metropolitan utama.

Society of American Archivist menerbitkan daftar penilai dalam Directory of Consultants-nya. Ini tersedia dari mereka dengan menulis ke:

SAA
600 S. Federal Suite 504
Chicago, IL 60605.

Publikasi IRS yang relevan adalah: Publikasi 561, Menentukan Nilai Properti yang Disumbangkan; Publikasi 526, Sumbangan Amal; dan Instruksi untuk dan Formulir 8283, Sumbangan Amal Nontunai. Nomor telepon untuk meminta publikasi dan formulir ini adalah 1-800-TAX-FORM.

Apa yang Terjadi dengan Koleksi Setelah Mereka Tiba di Masyarakat?

Ketika koleksi tiba, kami melakukan pekerjaan awal yang diperlukan untuk membuat koleksi dapat diakses dan untuk mengidentifikasi masalah konservasi utama. Ini disebut aksesi. Jika catatan datang dengan inventaris dan dalam urutan yang baik, ini adalah proses yang relatif cepat. Jika koleksi berantakan atau memerlukan inventarisasi, koleksi dibuat pada tahap ini, dan kami mengidentifikasi masalah konservasi. Sebagai langkah terakhir dalam proses aksesi, kami membuat katalog koleksi. Sebagian besar aksesi dilakukan dalam enam sampai dua belas minggu setelah kedatangan, tergantung pada ukuran, organisasi yang masih ada dan kompleksitas koleksi. Segera setelah aksesi selesai, peneliti dapat menggunakan catatan tersebut sesuai dengan akta hibah.

Jika koleksi dalam keadaan baik dan ada inventaris berkualitas tinggi, sedikit pekerjaan lebih lanjut yang dapat dilakukan pada koleksi. Jika koleksi akan mendapat manfaat dari organisasi yang lebih baik atau memerlukan perawatan khusus sebelum dapat digunakan, koleksi tersebut akan ditempatkan ke dalam antrian pemrosesan.